- הגדרת שעות עבודה
הגדרת שעות עבודה בנתב השיחות של העסק חשובה מאד לעבודה השוטפת בניהול שלו. אני מחלק את חוקי הזמן לשתי קבוצות: מצב יום (כשיש התאמה לחוק) ומצב לילה (כשאין התאמה לחוק). מצב יום בדרך כלל מוגדר לשעות העבודה הרגילות, למשל: ימים א-ה משעה 9:00 בבוקר עד שעה 18:00 בערב.
לדוגמא: כל מי שיתקשר למספר של העסק בשעות העבודה יגיע לנתב שיחות רגיל שיפנה אותו למחלקה המתאימה שהלקוח צריך.
מצב לילה הוא כל השעות שלא מתאימות למצב יום (18:00 בערב עד 9:00 בבוקר בדוגמא שלנו).
לדוגמא: כל מי שיתקשר מחוץ לשעות העבודה יופנה ליעד שונה מנתב השיחות הרגיל של מצב היום. היעד הזה יכול להיות השמעת הודעה שהעסק סגור ואז העברה לתא קולי להשארת פרטים, העברה למענה אנושי להשארת פרטים או העברת השיחה לתורן של אותו יום.
- ימים מקוצרים וערבי חג
חוקי הזמן הם סטטיים, זאת אומרת שאחרי ההגדרה שלהם, הם יעבדו כל הזמן עד להגדרה חדשה גם בערבי חג, הרמת כוסית באמצע היום, ימים מקוצרים או חופשות.
במקרים של ימים מקוצרים או ערבי חג אני תמיד ממליץ להשאיר את השליטה בידי העסק כדי לקבל גמישות מירבית בניהול חוקי הזמן, ולהגדיר מצב יום/לילה חיצוני מעל חוקי הזמן הרגילים.
לדוגמא: כשנתב השיחות נמצא במצב יום, השיחה יועברו לחוק הזמן שהגדרנו קודם.
כל עוד הנתב מוגדר על מצב יום, חוקי הזמן ימשיכו לעבוד כרגיל בצורה אוטומטית.
במקרים שאנחנו נדרשים לעקוף את חוקי הזמן כמו בערבי חג, הרמת כוסית, ישיבת צוות וכד’, אנחנו יכולים להעביר את נתב השיחות למצב לילה בעזרת קוד מיוחד. מצב לילה של נתב השיחות יכול להיות מצב הלילה של חוק הזמן הרגיל שלנו (השמעת הודעה ומעבר לתא קולי או העברה למענה אנושי להשארת פרטים לדוגמא).
חשוב לזכור להחזיר את נתב השיחות למצב יום לאחר גמר האירוע שבעקבותיו נדרשנו לעקוף את חוקי הזמן הרגילים (בדרך כלל בעזרת אותו קוד חיוג שהפעלנו את מצב הלילה), אחרת השיחות לא יכנסו לנתב השיחות הרגיל בשעות העבודה של מצב היום.
- הרגלי עבודה
ככל שתרגילו את עצמכם ואת הלקוחות שלכם לשעות עבודה מסודרות, כך תוכלו לנהל את שעות העבודה שלכם בצורה יעילה יותר. בנוסף, אם יתקשרו לעסק לאחר שעות העבודה תמיד יהיה מענה מסודר בצורה של השארת פרטים במענה קולי או השארת פרטים בשירות מענה אנושי לדוגמא. למחרת בבוקר תוכלו לחזור ללקוחות בצורה מסודרת ולהגדיל את ההכנסה של העסק בצורה משמעותית. אם יש לכם גם מערכת ניהול לקוחות שניתן לשלוח לה נתונים, נתב השיחות יוכל גם לשלוח את פרטי המתקשרים לשם.
רוצים שאעזור לכם לתכנן את נתב השיחות החדש לעסק שלכם?
התקשרו עכשיו לטלפון 037590757 והקישו 2.
